Tikriausiai visi sutiksite, kad efektyviems ofiso susitikimams reikia struktūros, tvarkos ir sklandumo. Tinkama komunikacija su savo bendradarbiais ir viršininkais prieš susitikimus, jų metu ir po jų užtikrins, kad susirinkimo metu gautumėte kiek įmanoma daugiau kokybiško laiko ir energijos.
Štai keletas patarimų Jums, kaip tai galite padaryti paprastai ir lengvai:
Viską tiksliai suplanuokite
Prieš kviesdami savo komandos narius į susitikimą nusistatykite aiškų jo tikslą. Ne ką mažiau svarbu susiplanuoti aiškią susirinkimo datą bei laiką. Nepamirškite numatyti ir Jūsų organizuojamo susitikimo trukmės. Tam, kad užtikrintumėte rengiamo susirinkimo sklandumą, galite numatyti kiek laiko skirsite kiekvieno planuojamo klausimo aptarimui. Nustatytą tikslą, laiką ir klausimus nurodykite kvietime, kurį pateiksite savo komandos nariams. Tokiu būdu būsite tikras, kad kiekvienas žmogus bus susipažinęs su susirinkimo esme ir ateis į jį pasiruošęs dalyvauti diskusijoje.
Būkite pasiruošę
Prieš planuojamą susitikimą rekomenduojame Jums ir Jūsų komandos nariams susipažinti su numatomais klausimais, pasidomėti iškilusių problemų ar pasisekimų priežastimis bei sugalvoti puikių idėjų kaip galėtumėte pagerinti viso ofiso gerovę. Visas savo įžvalgas, pastebėjimus ar idėjas užsirašyk tam, kad atėjus į ofiso susitikimą juos galėtum pateikti kitiems komandos nariams.
Organizuokite interaktyvius susitikimus
Jei susirinkimo laiką ir vietą suplanuoti yra labai sunku ar net neįmanoma, siūlome su komandos nariais komunikuoti internetu. Paruoškite išsamią Power Point prezentaciją, kurioje aiškiai būtų išskiriamos visos problemos ir klausimai, kurie yra reikalingi tam, kad Jūsų ofiso darbas vyktų sklandžiai ir tobulėtų. Suprantamai ir detaliai aprašykite savo pasiūlymus ir pastebėjimus, kuriuos paprastai sakytumėte susirinkimo metu. Paruoštą prezentaciją išsiųskite visiems ofiso darbuotojams. Tam, kad užtikrintumėte kiekvieno komandos nario įsitraukimą, paprašykite jų atsakyti į prezentacijoje nurodytus klausimus, pateikti savo įžvalgas, pastabas ar komentarus.
Gaukite atgalini ryšį
Esant galimybei, po susirinkimo paprašykite keletos bendradarbių pasilikti ir pateikti savo atsiliepimus. Pagrindinis pokalbio klausimas galėtų būti „Ar produktyviai panaudojome susitikimo laiką?“. Kuomet kiekvienas ofiso darbuotojas turi daug kitų svarbių darbų, kiekviena minutė yra kaip niekad brangi, todėl svarbu išsiaiškinti ar susirinkimas praėjo efektyviai ir laikas buvo panaudotas kryptingai. Atsižvelkite į bendradarbių pateiktas pastabas ir stenkitės kito susirinkimo metu jas ištaisyti.
Pasinaudoję šiais paprastais patarimais pagerinsite rengiamų susitikimų kokybę, sustiprinsite ryšį su savo ofiso komandos nariais bei užtikrinsite sklandų darbų vykdymą.
